Sachkosten

I. Allgemeine Regelungen

Kostenanteile In- und Ausland

Anders als bei Personalkosten, die nur zu 20% außerhalb von Wien (mit Ausnahme der Joint Projects für niederösterreichische Institutionen), ausgegeben werden dürfen, ist es bei Sachkosten unerheblich, ob diese an Anbieter im In- oder Ausland gehen. Anbieter aus dem EU-Raum sind zu bevorzugen, es gelten aber die Regeln der Sparsamkeit, die bei der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter beachtet werden sollen. 

Interne Leistungsverrechnung

Die Verrechnung von Leistungen anderer Organisationseinheiten (z.B. Core Facilities) innerhalb der eigenen Institution über Kalkulationssätze (Maschinenstunden, Stundensätze von Mitarbeiter*innen) ist möglich. Dies gilt auch für Veranstaltungsräume im Rahmen einer internen Leistungsverrechnung (siehe unten). 

Externe Beauftragungen und Werkverträge

Die Vergabe von Werkverträgen oder die Beauftragung von Unternehmen oder anderen Organisationen innerhalb eines geförderten Projektes ist zulässig, sofern die Leistungen nicht intern erbracht werden können oder die externe Durchführung erheblich günstiger ist als wenn besagte Leistungen intern erbracht werden würden. 

Für externe Beauftragungen ab 5.000 € ist zumindest ein Angebot einzuholen, das bei einer etwaigen Projektprüfung dem WWTF zur Verfügung gestellt werden muss. Ab 30.000 € sind mindestens zwei Vergleichsangebote einzuholen. Bei noch höheren Vergabesummen sind die jeweils geltenden Regeln des Bundesvergabegesetzes einzuhalten. Externe Vergaben in dieser Höhe müssen vom WWTF eigens genehmigt werden und sind nur in Ausnahmefällen überhaupt zulässig. 

II. Sach- und Anlagegüter

Anlagevermögen

Eine Förderung für abnutzbare Anlagegüter ist nur für die jeweilige Projektdauer über die anteilige Abschreibungsrate möglich. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Anlagegutes ist nach den jeweils gültigen internen Regeln der Institution zu bestimmen. Der Finanzierungsanteil des WWTF errechnet sich aus dem Betrag der jährlichen Abschreibungsrate, der Nutzungsdauer im Projekt und gegebenenfalls - sofern keine 100 %ige Nutzung vorliegt - dem prozentualen Nutzungsanteil des gekauften Anlagegutes für das geförderte Projekt.

Die Anschaffungen gehen ins Eigentum der jeweiligen Institution über. 

Analog der Bestimmungen nach § 204 UGB dürfen die Anschaffungskosten geringwertiger Vermögensgegenstände (GWG) im Jahr ihrer Anschaffung voll abgeschrieben und damit als förderbare Kosten beim WWTF geltend gemacht werden. Im Rahmen von WWTF-Projekten gilt eine Grenze von 1.500 € netto für GWG.

Material- und Verbrauchsgüter

Projektspezifische Verbrauchsgüter und Kleingeräte unter einem Anschaffungswert von 1.500 € netto können über die WWTF-Förderung abgerechnet werden. Der Nachweis erfolgt über entsprechende Rechnungen. 

Auch projektspezifisch notwendige Software, die über Abonnements bezogen wird, kann, soweit es sich um keine Standard-Software zum Betrieb des PCs handelt (dafür gibt es Overheads), über die Förderung abgerechnet werden. 

Immaterielle Vermögensgegenstände / Software

Die Verrechnung von Kosten für Software ist zulässig, sofern die Software nicht zur Standardsoftware der Institution zählt (Firmware und Standardanwendungen auf bestehender Infrastruktur). Die Abgeltung der Nutzung von Standardsoftware gilt als über die Overheads abgedeckt. 

Für projektnotwendige Anwendersoftware, die mit unbegrenzter Nutzungsdauer erworben wurde, werden die jährlichen Abschreibungsraten innerhalb der Projektdauer gefördert.

Sachanlagen

Gefördert werden nur Geräte, die für das jeweilige Projekt spezifisch notwendig sind und wo keine Möglichkeit der Nutzung über die bestehende Infrastruktur gegeben ist. Als bestehende Infrastruktur wird jene Ausstattung definiert, die gewährleistet, dass im Prinzip überhaupt erst konkurrenzfähige Grundlagenforschung möglich ist. Dazu gehören die Ausstattung mit einer Grund-EDV oder auch Labor-Infrastruktur. Somit können dafür keine Mittel bewilligt/abgerechnet werden.   

Bei Geräten über einen Anschaffungswert von 25.000 € (inkl. USt.) müssen Antragsteller*innen erklären, dass eine Mitbenutzung von vorhandenen Geräten in angemessener Entfernung zum üblichen Arbeitsort nicht möglich ist. Dabei sind sämtliche Beschaffungsrichtlinien der jeweiligen Forschungsstätte einzuhalten. Die Forschungsstätte muss darüber hinaus erklären, dass die Nutzung / der Betrieb / die Wartung über den Projektzeitraum hinaus gesichert. Damit soll das Ziel verfolgt werden, dass die Mittel des WWTF effizient eingesetzt werden und kostenintensive Anschaffungen auch über das Projekt hinaus für die Forschung wertvoll sind. 

Verrechnung von Arbeitsplätzen

Die Verrechnung von Arbeitsplätzen (z.B. im Form von Arbeitsplatzpauschalen) ist nicht zulässig. Kosten für Arbeitsplätze werden über die Gemeinkosten abgedeckt. 

III. Veranstaltungskosten

Projektbezogene Veranstaltungen 

Die Abrechnung von Kosten für Veranstaltungen ist zulässig, sofern diese Veranstaltungen in einem unmittelbaren Projektzusammenhang stehen und dazu dienen, die Projektziele zu erreichen. Die Dissemination von Projektergebnissen in der wissenschaftlichen Gemeinschaft sowie in der Öffentlichkeit gilt jedenfalls als Projektziel. 

Raummieten für Veranstaltungen

Die Anmietung und Verrechnung von zentral verwalteten Veranstaltungsräumlichkeiten an einer Forschungsstätte von Projektbeteiligten bei projektbezogenen Veranstaltungen ist möglich. Eine interne Leistungsverrechnung bei Veranstaltungen an der eigenen Institution ist zulässig. Die Kosten für Räumlichkeiten sollten marktkonform sein. Die Anmietung sehr teurer Räumlichkeiten mit repräsentativem Charakter ist zu vermeiden. Analoges gilt für die Anmietung von Räumlichkeiten außerhalb der eigenen Institution. 

Projekt-Meetings in Räumen, die als interne Besprechungsräume genutzt werden, können nicht verrechnet werden. 

Verpflegungskosten während projektbezogener Veranstaltungen 

Zweck der Verpflegung ist es, während längerer Veranstaltungen (Workshops/Konferenzen) die ernährungsbezogenen Bedürfnisse sicherzustellen bzw. dass die Veranstaltung stattfinden kann, ohne dass sich die Teilnehmer*innen andere Örtlichkeiten aufsuchen müssen.

• Es gilt ein Höchstbeitrag von 40 € / Person für Essen und Getränke (Stand: 09/2024)
• Alkoholische Getränke können bei Tagesveranstaltungen nicht verrechnet werden.
• Abendveranstaltungen gelten Repräsentationskosten.

Repräsentationskosten im Zusammenhang mit projektbezogenen Veranstaltungen 

Ausgaben für Abendveranstaltungen im geschlossenen Rahmen müssen begründet werden und dem WWTF ist auf Nachfrage eine Liste der Teilnehmer*innen zu übermitteln. Auch die Verrechnung von Verpflegungskosten für öffentliche Veranstaltungen im Zusammenhang mit einem Projekt sind bis zu einer Teilnehmerzahl von 100 Personen zulässig. 

Repräsentationskosten sollen maßvoll und ortsüblich sein. Die Verrechnung von Kosten für alkoholische Getränke ist zulässig, sofern sich das Ausmaß im Rahmen des sozial Üblichen bewegt (bis zu 3 Gläser Wein oder Bier/Person). Die Obergrenze pro Person für Speisen und Getränke liegt bei Veranstaltungen bei 60 €.

Trinkgelder

Trinkgelder sind bis zum einem ortsüblichen Ausmaß zulässig. Für Bewirtungen, die in Österreich ausgerichtet werden, sind dies bis zu 10%. 

IV. Reisekosten

Reisen müssen im Zusammenhang mit projektspezifischen Zielen stehen. Darunter fallen Reisen im Zusammenhang mit (1) Projektkooperationen, (2) Kommunikation der Projektinhalte/-ergebnisse (Konferenzen, Tagungen, etc.) sowie (3) Reisen zur Erhebung empirischer Evidenzen (Feldforschung, Interviews etc.).

Reisemittel sind hinsichtlich der ökologischen Nachhaltigkeit auszuwählen, wobei hier jeweils zwischen Ökologie und Effizienz (Reisedauer) abgewogen werden muss. Der WWTF übernimmt bei Flugreisen keine CO₂ Kompensationsleistungen, da die Wirksamkeit dieser Maßnahme umstritten ist. 

Als Regeln gelten:

Verkehrsmittel	Reisedauer von Einstieg bis Ausstieg	Regelungen
Zugreisen	bis zu 8 Stunden	2. Klasse / Economy   Inkludiert auch Zugreisen mit Klimaticket laut Reisegebührenvorschrift des Bundes. Da für die Strecken, die mit dem Klimaticket zurückgelegt werden kein Nachweis für die Benützung der Eisenbahn erbracht werden kann (es erfolgt kein Ticketkauf), kann, ähnlich wie bei der Fahrt mit dem privaten PKW, ein Beförderungszuschuss nach § 7(4) Reisegebührenvorschrift verrechnet werden.
	mehr als 8 Stunden	1. Klasse / Business
Flugreisen	bis zu 6 Stunden	Economy
	mehr als 6 Stunden	Economy+
Privater PKW		Abrechnung von Kilometergeld nach den Regelungen der jeweiligen Institution. Sollte es keine Regelungen geben, gilt die Reisegebührenvorschrift.
Taxi		Öffentliche Verkehrsmitteln sind zu bevorzugen. Taxifahrten vor 6.00 Uhr bzw. nach 20.00 Uhr sind gestattet. Ausnahmen bestehen für Länder, die über kein adäquates öffentliches Transportsystem haben bzw. aufgrund prekärer Sicherheitslagen im öffentlichen Raum.
Öffentliche Nahverkehrsmittel		keine Einschränkungen

Sofern körperliche Einschränkungen vorliegen, können bessere Transportkategorien gewählt werden. Die Beweislasterbringung dafür liegt bei den Geförderten.

Nicht förderbar ist der Erwerb von Ermäßigungskarten sowie Abonnements wie z.B. das Klimaticket. 

Taggelder

Kosten für Taggelder können abgerechnet werden. Dabei ist den Regelungen der jeweiligen Institution zu folgen. Sollte es keine Regelungen an der Institution geben, gelten die Regelungen für Bundesbedienstete (Reisegebührenvorschrift). 

Nächtigungskosten

Für Unterkünfte innerhalb der EU gilt ein Richtwert von 180 € / Nacht (Stand: 09/2024). Für andere Regionen soll das jeweilige Kaufkraftäquivalent herangezogen werden. Ausnahmen von dieser Regeln sind zulässig für Regionen mit besonders hohen Nächtigungskosten sowie für Regionen mit prekärer Sicherheitslage.  

V. Kosten für Veröffentlichungen

Publikationskosten 

Es können Kosten für qualitätsgesicherte Open Access Publikationen aus Projektmitteln bezahlt werden. Zusätzlich zu den Kosten, die dafür bereits während der Projektlaufzeit anfallen, können max. 5.000 € aus noch nicht verbrauchten Projektmitteln für Open Access Ausgaben nach Projektende (bis max. 2 Jahre nach Projektende) reserviert werden. Die Abrechnung erfolgt als Pauschalwert mit dem Endbericht. Auf Nachfrage des WWTF sind später die Rechnungen zu übermitteln. Die Grundlage für diese Regelung findet sich in der jeweils gültigen Open Science Policy des WWTF. 

Kosten für Daten und Datenmanagement

Die Abrechnung von Kosten für den Ankauf oder für Nutzungsrechte von Daten ist zulässig. Ebenfalls können Personal- und Sachkosten für Datenmanagement, Datenkuratierung sowie die Veröffentlichung von Daten in Repositorien über Projektmittel finanziert werden. Die genauen Regeln dafür finden sich in der jeweils gültigen Open Science Policy des WWTF. 

VI. Spezifische Regelungen für Frauen im Rahmen geförderter Vorhaben 

Kosten für Kinderbetreuung 

Grundlage für die Förderung durch den WWTF ist der Gender Equality Strategy and Plan. Dieser besagt, dass Kinderbetreuungskosten als förderbar für geförderte Frauen anerkannt werden können. Kosten bis zu einem Ausmaß von 1.000 € über die gesamte Projektlaufzeit werden anerkannt. Diese Kosten können dann in Anspruch genommen werden, wenn ein für die Umsetzung des Projekts erforderlicher Betreuungsbedarf entsteht, der nicht durch die reguläre Kinderbetreuung abgedeckt werden kann, und somit eine gesonderte Dienstleistung erfordert.

Kosten für Career Coaching von Frauen 

Grundlage für die Förderung durch den WWTF ist der Gender Equality Strategy and Plan. Kosten für Karrierecoaching von geförderten Frauen in einem kleineren Ausmaß werden als förderbare Kosten anerkannt. Gesamtkosten dieser Kostenkategorie dürfen für die gesamte Projektlaufzeit 5.000 € nicht überschreiten und pro Person dafür nicht mehr als 3.000 € in Anspruch genommen werden. 

VII. Spezifische Regelungen für Vienna Research Groups 

Kosten für Weiterbildung für Leiter*innen von Vienna Research Groups: 

Weiterbildungskosten von VRG-Leiter*innen für den Erwerb von Führungskompetenzen können bis zu einem Gesamtausmaß von 10.000 € über die Projektlaufzeit abgerechnet werden. 

Kosten für den Umzug nach Wien

Die Annahme der Förderung erfordert, dass der/die VRG Leader nach Wien (oder Umgebung) umzieht. Damit die persönlichen Kosten dafür geringer sind, und um einen Anreiz zu setzen, nach Wien zu kommen, ist es zulässig, dass der/die VRG Leader bis zu € 5.000 aus den VRG Mitteln nimmt um mit dem Umzug kausal in Zusammenhang stehende Aufwendungen zu finanzieren. 

Dazu gehören etwa Kosten des Transport von Mobiliar, Suchkosten für die neue Unterkunft in Wien (oder Umgebung), oder Kosten betreffend der Aufgabe der alten Wohnung am Herkunftsort.

Dies gilt als geldwerter Vorteil und unterliegt der Einkommenssteuer.

Nicht abgerechnet werden können Kosten, die die Ausstattung der neuen Wohnung in Wien (oder Umgebung) betreffen. Auch Renovierungsarbeiten an dieser können nicht abgerechnet werden.