Berichtswesen und Abrechnungen
Allgemeine Informationen
Im Rahmen des ordentlichen Berichtswesens verlangt der WWTF jährliche Berichte sowie einen Schlussbericht am Ende der meist mehrjährigen Vorhaben. Bei kürzeren Vorhaben ist nur ein Schlussbericht zu legen.
Berichte dienen dem kontinuierlichen Monitoring, sowie der Evaluierung von Vorhaben. Gemeinsam mit den Site-Visits sind sie außerdem die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit des WWTF zu Projekten und Calls. Im Rahmen der Site Visits besuchen WWTF Mitarbeiter*innen das Projektteam vor Ort, üblicherweise in der Mitte der Laufzeit.
Der*die PI&C/VRG Gruppenleiter*in ist verantwortlich für die Berichtslegung und die Ansprechperson für den WWTF in allen Fragen zu Berichtswesen und Abrechnungen.
Art der Berichte
Jahresberichte dienen dem kontinuierlichen Monitoring des Vorhabens.
Sie umfassen
- einen kurzen inhaltlichen Bericht über den Projektfortschritt
- eine Aufstellung über die getätigten Ausgaben, sowie
- Auflistung der Ergebnisse und Outputs.
Die Jahresberichte bauen aufeinander auf, so dass immer nur das letzte Projektjahr ergänzt werden muss. Das Einreichen der Berichte ist Voraussetzung für die Auszahlung der folgenden Jahresraten.
Schlussberichte bilden die abschließende Zusammenfassung der Ergebnisse über den gesamten Projektverlauf.
Sie umfassen
- einen umfangreichen inhaltlichen Bericht über die Ergebnisse des Projekts
- eine Aufstellung über die getätigten Ausgaben, sowie
- Auflistung der Ergebnisse und Outputs.
Mit dem Schlussbericht ist auch ein Auszug der Projektkonten zu übermitteln.
Außerordentliches Berichtswesen: Der WWTF behält sich zudem das Recht vor, anlassbezogen einen außerordentlichen Bericht zu verlangen. Dabei ist auf spezielle Aufforderung hin zeitnah ein Bericht nach den Vorgaben des WWTF abzugeben.
Kostennachweise
Gemäß der Förderrichtlinie des WWTF und dem Fördervertrag hat die fördernehmende Partei ein eigenes Konto/Projektkonto (z.B. SAP-Innenauftrag) für das geförderte Vorhaben einzurichten, das jederzeit eine aktuelle Abfrage über den Stand der Einnahmen und Ausgaben ermöglicht. Gleiches gilt für am Vorhaben beteiligte Partnerorganisationen. Zum Stichtag eines jeden Berichtes sollte ein Auszug des/der Projektkonten gemacht und seitens des*r Projektleiter*in aufbewahrt werden. Sie dienen als Nachweis der im Funding Portal eingetragenen Angaben im Fall von Nachfragen seitens des WWTF. Auf Anfrage sind Buchungsbelege dem WWTF zu übermitteln bzw. ist Einsicht in diese zu gewähren.
Abgabe der Berichte und Fristen
Wann muss ich meinen Bericht abgeben?
Die Jahresberichte sind für das jeweilige Projektjahr zu legen, nicht nach Kalenderjahren. Die Berichte werden seitens WWTF im Funding Portal freigegeben, der*die Fördernehmer*in wird per E-Mail informiert, sobald die Berichtslegung möglich ist.
Wo muss ich meinen Bericht abgeben?
Generell gilt, dass Sie den Bericht im Funding Portal einreichen, auf der Sie auch den Antrag eingereicht haben. Alle Berichte für Ausschreibungen mit Vorstandbeschluss nach dem Mai 2023 sind über das WWTF Funding Portal einzureichen.
- Gehen Sie zu https://fundingportal.wwtf.at
- Klicken Sie auf „My projects“
- Klicken Sie auf „Project Record 1“
- Klicken Sie auf den „Reports“ Tab
Vorhaben, die vor Mai 2023 beschlossen wurden, sind über das WWTF Submission System https://funding.wwtf.at/ einzureichen.
Bis wann muss ich meinen Bericht abgeben?
Jahresberichte sind innerhalb eines Monats zu übermitteln.
Schlussberichte sind innerhalb von zwei Monaten zu übermitteln.
Der Bericht gilt als eingereicht, sobald der Submit-Button im Funding Portal gedrückt wurde. Danach sind keine Eingaben mehr möglich. Falls Eingaben vergessen wurden bzw. von Seiten des WWTF Ergänzungen gewünscht werden, kann das Formular jederzeit durch den WWTF wieder zur Bearbeitung frei geschalten werden.
Wann erfolgt die Auszahlung der nächsten Förderrate?
Die Auszahlung der jeweiligen nächsten Rate erfolgt, sobald der Bericht durch das WWTF Controlling genehmigt wurde. Im Falle eines Schlussberichts, müssen die nicht verbrauchten Mittel dem WWTF rücküberwiesen werden. Der WWTF prüft die erhaltenen Berichte auf Plausibilität und Vollständigkeit Gegebenenfalls können Informationen nachgefordert werden. Der WWTF behält sich kurzfristig angekündigte Prüfungen und Einsicht der Belege vor.
Weitere Informationen
Regeln für Projektverlängerungen
Verlängerungen müssen per via E-Mail beantragt und vom WWTF Controlling genehmigt werden.
Verlängerungen, die über die im nächsten Absatz genannten Zeitrahmen hinausgehen, können nur in Ausnahmefällen genehmigt werden, und bedürfen einer stichhaltigen Begründung.
- Für Projekte, die im Rahmen eines „Projekt-Calls“ gefördert wurden (laut WWTF Richtlinie sind dies „Größere Projekte mit Verwertungsperspektive“), kann eine kostenneutrale Verlängerung von maximal einem Jahr beantragt werden.
- VRG Projekte, können kostenneutral um max. ein Sechstel der im Fördervertrag festgehaltenen Förderdauer verlängert werden.
- Für Verlängerungen von Projekten, die im Rahmen der Ergänzenden Instrumente gefördert werden, kontaktieren Sie bitte das WWTF Controlling und zuständige*n Programm-Manager direkt.
Regeln für In-Kind Kosten
Diese sind in den jeweils im Fördervertrag als Anhang ausgewiesenen Call Specifications festgehalten.
Ex-Post Evaluierungen
Die WWTF ergreift geeignete Maßnahmen zur Ex-post-Evaluierung entweder auf Call- oder auf Einzelprojektbasis. Ihr Projekt kann einer Ex-post-Evaluierung unterzogen werden, worüber Sie rechtzeitig informiert werden. Gegebenenfalls können dafür weitere Berichtslegungspflichten anfallen.