User Guide Funding Portal

General Features

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AUTO SAVE: All entries are saved automatically. In case a “Save” button is not visible, please be assured that your data will have automatically been saved. 

AUTO VALIDATION: The system constantly validates and saves data in background. If it appears that your entries have not been accepted, please refresh the website. This should resolve the problem and might help when encountering other issues with the system. 

RIGHTS of the PI and Co-PIs: All core team members (i.e., coordinating PI and co-PIs) can contribute to and edit the proposal before its submission. However, only one person can edit the proposal in the Funding Portal at any time. Only the coordinating PI is allowed to submit a proposal. 

A chapter with a red alert symbol indicates that it is incomplete. Within the marked chapter, click on the red symbol(s) beside individual sections to highlight the fields requiring attention.  A green checkmark symbol indicates that the information in the chapter is complete.

Please note that the symbols might not refresh immediately even if the information in the chapter is complete. Changing to another chapter and going back to the other will refresh the symbol. 

WWTF aims to expand the system’s features in due time to streamline the online application process. We ask for your patience if not all potential features are ready at this point in time.

General Features

Register and Login

Create User Account

  1. Go to https://fundingportal.wwtf.at/
  2. Go to “Register” in the top menu
  3. Enter your registration data (*indicates mandatory fields)
  4. You will receive an email to confirm registration

If you are a PI, please register and complete your profile as early as possible because your profile information is used in the other parts of the proposals (e.g., your institution). 

Please note that the person who initially registers must not necessarily be the PI&C of the project. The PI&C and co-PIs can be invited to the proposal at a later time. 

Administrative staff (e.g., institutional grants office, project assistants) can also create a proposal and invite PIs. Only in this case can a proposal be edited by both PIs and administrative staff (i.e., administrative staff cannot be invited to an existing proposal). This allows research support and admin personnel to first check the requirements for submitting a proposal.

Login with an Existing Account

Via WWTF Account
  1. Go to https://fundingportal.wwtf.at/
  2. Login with your credentials
Via ACONET Federation

In case that your institution is member of the ACONET Federation as a identity provider, you can login with your credentials of your institutions. 

  1. Go to https://fundingportal.wwtf.at/
  2. Select ACONET 
  3. Select your institution in the drop down
  4. Login in with your institutional credentials 

You can also login and get to your proposals / projects via ACONET if your email is already used for a WWTF account. 

Please note that logout may not work for all identity provider (aka, your institution). This is not in our sphere of influence. In particular, if you logged in via a public computer, please close the browser to securely logout

General Features

Data Protection / Datenschutzerklärung und AGBs Förderanträge

Hier finden Sie Details zum Datenschutz und Umgang mit personenbezogenen Daten in den beiden elektronischen Einreichsystemen des WWTF.

Über das "Submission System" können keine Anträge mehr entgegengenommen werden. Dort findet nur mehr das Berichtswesen von geförderten Projekten bis 2022 statt."

Letzte Aktualisierung 9.4.2025

Nutzungsbedingungen für das WWTF Einreichsystem

Die Einreichung von Förderanträgen erfolgt (so nicht in den Ausschreibungsunterlagen anders definiert) erfolgt ausschließlich über das elektronische Einreichsystem https://fundingportal.wwtf.at/. Es gibt keinen Anspruch auf Einreichung über einem anderen Weg.

Die Nutzung des elektronischen Einreichsystems und der Übertragung der Daten erfolgt auf eigene Gefahr und eigenes Übermittlungsrisiko. Der WWTF haftet nicht für die Übertragung der Daten sowie Probleme, die nicht im Einflussbereichs des WWTF liegen. 

Der WWTF behält sich vor, die Nutzung des elektronischen Einreichsystems ohne Angabe von Gründen vorübergehend oder dauerhaft zu unterbinden.

Der WWTF behält sich vor, Änderungen der elektronischen Einreichsysteme ohne vorhergehende Information der NutzerInnen vorzunehmen.

Die vorübergehende Nichtverfügbarkeit von Diensten bzw. Daten bzw. der Verlust von Daten begründet keine Haftung durch den WWTF. Die NutzerInnen haben für die persönliche Sicherung der Daten Sorge zu tragen.

Registrierung

Um Förderanträge beim WWTF einreichen zu können, ist eine einmalige Registrierung im jeweiligen Einreichsystem notwendig. Dabei werden die Registrierungsdaten auf unseren Servern gespeichert. Die Registrierung dient ausschließlich dem Zweck der Antragstellung sowie der Autorisierung Ihres Zugangs zum Funding Portal; diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten können auch dazu dienen, mit Ihnen im Laufe des Antragsverfahrens Kontakt aufzunehmen. Sie können die Registrierungsdaten jederzeit selbst ändern.

Wir behalten uns vor, Accounts, die nicht benutzt wurden, d.h. über die kein Förderantrag eingereicht wurde, nach drei Jahren zu löschen. Sie können sich aber jederzeit neu registrieren, sollte Ihr Account gelöscht worden sein. Sie können die Registrierung jederzeit löschen, indem Sie eine E-Mail (unter Angabe der E-Mail-Adresse, die mit dem Account verbunden ist) an office@wwtf.at schicken. Sofern über den Account bereits Förderanträge eingereicht wurden, hat dies zur Folge, dass der Antrag aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Da in einem Fördervertrag auch Dritte involviert sein können (Co-PIs), ist das Einverständnis dieses für die Löschung des Accounts einzuholen. Der WWTF wir dann ggf. eine Lösung suchen, den Antrag auf eine andere Person übertragen. 

Besteht ein aufrechter Fördervertrag mit Ihnen, ist das Löschen des Accounts nicht möglich, da dadurch die im Vertrag definierten Pflichten der Fördernehmer*in nicht mehr erfüllt werden können. Daher kann ein Anspruch auf Löschung der Registrierungsdaten bei aufrechtem Fördervertrag zur Einstellung der Förderung bzw. Rückzahlung der bereits ausbezahlten Förderung führen. 

Daten, die bei Registrierung automatisch protokolliert worden sind, werden ohne Einwilligung der Nutzer*innen an Dritte nur übermittelt, soweit der WWTF gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet ist, oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des WWTF zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. 

Die Nutzer*in haftet für die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten

Die Einreichung von Förderanträgen ist ausschließlich über elektronischem Wege über das Funding Portal unter der Website https://fundingportal.wwtf.at/ möglich.

Anträge, die auf anderem Wege zu uns gelangen (z.B. postalisch oder via E-Mail) können nicht berücksichtigt werden und werden aus dem Begutachtungsprozess ausgeschieden. Der WWTF ist nicht verpflichtet, auf den Umstand hinzuweisen, dass die Anträge nicht weiter berücksichtigt werden, sollten sie anders als über das elektronische Einreichsystem eingereicht werden. 

Die Erhebung der Daten für die Forschungsförderungen findet – neben den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen – im Rahmen der gesetzlichen Grundlage durch das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) statt. Dieses Gesetz bestimmt, welche personenbezogenen Daten für Tätigkeiten der Forschungsförderung erhoben werden dürfen. Durch das Gesetz ist es auch zulässig, Förderanträge an Dritte (insbesondere im EU-Ausland) zu Begutachtungszwecken weiterzugeben, da dieser Vorgang essenziell für die Qualitätssicherung im Entscheidungsverfahren ist.  Dieses Gesetz regelt auch, wie lange der WWTF mindestens Antrags- und Förderunterlagen aufbewahren darf.

Auch im Förderwesen ist der Grundsatz der Datenminimierung für den WWTF zentral. Das heißt, wir erheben im Förderwesen nur jene Daten, die für die mögliche Zuerkennung der Förderung und das vorhergehende Begutachtungsverfahren relevant sind. Sofern eine Förderung zuerkannt wird, geschieht dies auf Basis eines Fördervertrages zwischen Ihrer Institution und dem WWTF, der regelt, welche Daten im Zuge des Projektmonitorings bzw. -controllings erhoben und gespeichert werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Webseiten und Dienste, die dem WWTF gehören und von ihm betrieben werden. Der WWTF hat keinen Einfluss auf Links, die von seinen Diensten ausgehen. Der WWTF verarbeitet personenbezogene Daten auf Servern in Österreich und in anderen Ländern. In einigen Fällen bearbeitet der WWTF personenbezogene Daten auf Servern außerhalb Ihres Landes. Möglicherweise verarbeitet der WWTF personenbezogene Daten weiter, um Ihnen seinen Service anzubieten.

Um etwaige Anfragen zu bearbeiten können Emails oder sonstige Mitteilungen an den WWTF zur Verbesserung des Services gespeichert werden. Um bei der Antragstellung Support anbieten zu können, kann der WWTF jederzeit Einsicht in ihre persönlichen Daten (Ihr Account im Funding Portal bzw. angelegte Anträge) nehmen. Diese Daten können jedoch vom WWTF Mitarbeiter*innen nicht verändert werden. Diese Daten werden nur genutzt, um Antragsteller*innen einen möglichst reibungslosen Ablauf der Einreichung zu gewährleisten.  

Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten im Zuge der Stellung eines Förderantrags

Bei Einreichung von Förderanträgen werden dem WWTF personenbezogene  Daten  übermittelt. Die Weitergabe an einen begrenzten Kreis von Dritten ist Voraussetzung für die sachgemäße Evaluierung der Förderanträge.

Die erhobenen Daten des elektronischen Submissionsystems / Funding Portal werden wie folgt genutzt:

Im Rahmen der Antragsstellung und des Entscheidungsverfahrens:

Erhobene personenbezogene Daten:

Art der Verarbeitung der Daten:

Bei Zustandekommen eines Fördervertrages:

Der WWTF verfügt über ein elektronisches Berichtswesen, über das für in Förderung stehende Projekte auch personenbezogene Daten übermittelt werden. Der rechtliche Rahmen für die Übermittlung der Daten ist ein gültiger Fördervertrag. Diese Daten sind notwendig, um den Projektverlauf zu überprüfen sowie die Auszahlungen der Förderraten zu veranlassen.

Erhobene personenbezogene Daten:

Art der Verarbeitung der Daten:

Wirkungsmessung und langfristige Qualitätssicherung

Der WWTF ist bemüht, seine Förderinstrumente an Wirkungen sowie den Bedürfnissen des Forschungsstandorts auszurichten. Um dies zu tun, speichert der WWTF die Berichtsdaten geförderter Projekte für einen Zeitraum von mindestens 25 Jahren nach Projektende. Dies ist notwendig, da sich in der Grundlagenforschung mögliche Wirkungen oft erst nach vielen Jahren bis Jahrzehnten realisieren. Dabei geht es nicht um Wirkungen auf individueller Ebene, sondern um solche unserer Programme und des WWTF als Gesamtes.

 Erhobene personenbezogene Daten:

Art der Verarbeitung der Daten:

Wissenschaftliche Forschung

Gilt für Einreichungen ab 04/2025: Der WWTF ist interessiert, auf Basis der Förderdaten auch wissenschaftliche Forschung zu ermöglichen etwa in den Bereichen der Evaluationsforschung, der Wissenschaftsforschung oder Meta Science. Dieses Wissen hat große Bedeutung, Fördermaßnahmen und -instrumente effizient und effektiv zu gestalten, bzw. für das Lernen im gesamten internationalen Fördersystem. Daher kann der WWTF Ihre Förderdaten Dritten für den Zweck der nicht-profitorientierten wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung stellen. Der WWTF errichtet mit diesen Dritten einen Nutzungsvertrag über die Daten, der eine sichere Speicherung sicherstellt sowie garantiert, dass Ergebnisse ausschließlich anonymisiert publiziert werden und kein geistiges Eigentum preis gegeben wird.

Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrecht  

Sie erhalten jederzeit ohne Angaben von Gründen kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (unter office@wwtf.at) .

Sie können jederzeit schriftlich (unter office@wwtf.at) die Löschung der Antragsdaten verlangen. Dies hat zur Folge, dass der Antrag unmittelbar aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Da Förderanträge in den meisten Fällen auch Kooperationspartner*innen beinhalten, werden durch die Löschung auch die Ansprüche Dritter verletzt. Für diesen Fall ist das Einverständnis aller Projektpartner*innen Voraussetzung.

Das Recht auf Richtigstellung kommt nur eingeschränkt zur Anwendung, sofern der Förderantrag bereits eingereicht wurde und sich in der Begutachtungsphase befindet. Vor der erfolgten Einreichung (vor Drücken des Buttons Submit im Submissionsystem) können die Daten durch die AntragstellerInnen jederzeit selbst geändert werden. Richtigstellungsansprüche gelten nicht für die inhaltlichen Teile des Forschungsantrages, sobald dieser definitiv eingereicht wurde; der Förderantrag kann aber jederzeit zurückgezogen werden. Die Daten werden in diesem Fall gelöscht. Sollte ein Richtigstellungsanspruch sich auf personenbezogene Daten beziehen, entscheidet die Geschäftsstelle, ob dies eine substanzielle Änderung des Forschungsantrags darstellt bzw. ob damit die Einreichbedingungen verletzt werden. Fehler gehen in diesem Fall zu Lasten der Antragssteller*in. Wir behalten uns vor, aufgrund eines Richtigstellungsanspruchs den betreffenden Förderantrag aus dem Begutachtungsverfahren auszuscheiden und zu löschen. 

Für Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrechte im Rahmen laufender Förderverträge gelten die Bedingungen im Fördervertrag. 

Einsatz von Cookies

Die WWTF Internetseiten verwenden an mehreren Stellen Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Browser auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Dabei werden die Daten ausschließlich in anonymer oder pseudonymer Form erhoben und gespeichert und erlauben keinen Rückschluss auf Ihre Person. Die meisten der vom WWTF verwendeten Cookies sind sogenannte Session Cookies.

In ihren Browsereinstellungen können Nutzer*innen festlegen, ob Cookies gesetzt werden dürfen oder nicht. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Einreichsystems / Funding Portal vollumfänglich genutzt werden können. Falls Nutzer*innen das Setzen von Session-Cookies nicht akzeptieren, gibt es keinen Anspruch auf die Möglichkeit, einen Förderantrag beim WWTF einzureichen.

Session Cookies sind für die Aufrechterhaltung unserer Services – etwa bei der Eingabe von Antragsdaten – unumgänglich und gewährleisten das technische Funktionieren des Systems. Session Cookies sind Cookies, die gelöscht werden, wenn Sie Ihre Browsersitzung beenden.

Der WWTF verwendet aktuell keinen Webanalyse-Dienst, der Cookies setzt, behält sich jedoch den künftigen Einsatz vor. In diesem Falle wird eine neue Datenschutzerklärung angezeigt werden.

Datensicherheit

Der WWTF setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre durch ihn verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen des WWTF werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Der WWTF führt in regelmäßigen Abständen Security Audits durch. Der WWTF kann jedoch den Schutz von Daten vor Abfangen, widerrechtlicher Verwendung, Missbrauch oder Änderung sowie vor zufälliger Offenlegung, vor Zugriff oder vor nicht autorisierten Handlungen Dritter nicht gewährleisten.

Änderung der Datenschutzerklärung

Der WWTF behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern, sofern er dies für zweckmäßig hält. Falls von Seiten des WWTF signifikante Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Nutzung oder die Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten auswirken, werden alle zumutbaren Anstrengungen unternommen werden, um Sie von den Änderungen zu unterrichten und den Nutzer*innen die Möglichkeit zum Widerruf ihrer Zustimmung zur Datenverwendung geben.

Gültigkeit und Aktualität der Datenschutzerklärung

Mit der Nutzung unseres elektronischen Funding Portal willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)


Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Create a new Proposal

  1. Go to “Calls” in the top menu
  2. Select the call you want to participate in
  3. Click “Participate now” -> a new proposal will be created. You can create multiple proposals (Please note that for regular WWTF projects, each researcher may participate as PI&C or co-PI in a maximum of two proposals.)
  4. Once created, you will find all your proposals under “My Proposals & Roles” in the top menu. You can delete proposals at any time. Proposals that are not submitted will be deleted automatically after the submission deadline.

The Funding Portal will save your entries and changes automatically. You can pause data entry at any time. All information will be available again upon your next login.

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Create Roles (PI / Co-PIs) for a Proposal

This is applicable to Short Proposals of project calls as well as other one-stage calls (except VRG). For full proposals, roles are transferred from the short proposal phase. 

WWTF requires information only about the researchers in the project’s core team, i.e., the PI&C and up to two co-PIs.

In two stage calls, further researchers beyond the core team may also take part in the project, either funded by WWTF or with in-kind contribution. Some information about these further researchers will be required in the full proposal, however, this will not include CVs. 

How to invite PIs & Co-PIs to the proposal:

Step 1: Invite the PI&C and co-PIs

  1. Go to the tab “Personnel and Institutions” in the proposal
  2. Invite a “Principal Investigator and Coordinator” by providing their contact information.

Step 2: Complete your “Profile”

The PI&C and all co-PIs must complete “My Profile”If you are creating a project on behalf of others and are not part of the Core Team, you do not need to provide this information.

  1. Upon login, go to “My Profile” in the top menu to fill out or update your profile. This information needs to be entered only once and can then be used for multiple proposals or in future calls.

Step 3: Complete your “Role”

Go to “My Proposal & Roles” in the top menu. Under “My Roles”, click on your role below the title of the proposal.

Please note that the information entered here should be specific to the project. If you are participating in multiple proposals that requires different subsets of your expertise, please tailor the information according to the project.

As the Funding Portal automatically relays entered information about the PI&C and co-PIs into subsequent parts of the proposal, we recommend that the core team members fill out these sections early (e.g., institutions of the core team members are automatically added to the budget).

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

CVs

Please use the CV template provided in the funding portal. Please use the following template:"All other calls: wwtf_cvtemplate_project.docx"

Do not exceed 2 pages for the CV, as the system will not accept the upload of documents longer than 2 pages

Different CVs in case of the submission of two proposals within a call

Applicants have the possibility to submit two proposals. This may necessitate slightly different versions of the CV (publications specific to the proposals). In this case, the following procedure is recommended:

Now, the CV is imported from your profile to Proposal A, and only to Proposal A! 

As a result, Proposal A and B should have different CVs. 

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Filling out the Chapters

The proposal is comprised of a number of chapters, each under a separated tab.

For WWTF Projects, it is: 

For the Vienna Research Groups, it is: 

Please read the call guidelines of the respective call for the specifics of these chapters.

A chapter with a red alert symbol indicates that it is incomplete. Within the marked chapter, click on the red symbol(s) beside individual sections to highlight the fields requiring attention.  A green checkmark symbol indicates that the information in the chapter is complete.

Please note that the symbols might not refresh immediately even if the information in the chapter is complete. Changing to another chapter and going back to the other will refresh the symbol. 

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Budgeting and Eligible Costs

Please consider WWTF rules for eligible costs

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Authorizing Signatures

Submission of the proposal requires the signatures of the authorized person(s) at the host institutions of each of the PI&C and co-PIs (“Authorization”).

Please ensure signatures are dated. Undated signatures will not be accepted.

Unlike proposals in the previous Legacy Submission System, signatures from the core team are no longer required in the new Funding Portal. Core team members agree by checking the terms online. 

Proposal Phase (Projects Short Proposals & "Supplementary Measures" one stage calls)

Submit your Proposal

Once all symbols in all chapters are marked by green checkmarks, the proposal can be submitted. The “Submit” button is at the bottom of the “Signatures” chapter. 

The PI&C will receive an automatic confirmation email when the Funding Portal receives the completed submission. Please check your emails after hitting the submit button. If you do not receive a confirmation email, please get in touch with the Call Manager. 

You can access your submitted proposal as PDF on the page “My Proposals and Roles”. 

No changes are possible after the project has been submitted. After the indicated deadline, submission is no longer possible. Unsubmitted proposals will be excluded from the ensuing evaluation process and deleted shortly after the submission deadline.

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Login and Access to Full Proposal

  1. Go to https://fundingportal.wwtf.at/
  2. Login with your credentials
  3. You will see an overview of your proposal(s) and role(s) under the menu “My Proposals & Roles"

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Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Update information about PIs

Contact details, CV, and information about your role in the project have been automatically transferred from the short proposal to the full proposal. Please ensure your contact details are up-to-date. To update your CV, delete the previous document and upload a new CV as PDF.

Update “Roles and responsibilities within project” and “Specific competencies for the project” only if relevant. Please describe convincingly your expertise to accomplish the work in the project. Make sure that the information provided here is in accordance with the according chapter of the Work Programme upload. 

Step 1: Update your “Profile” if relevant

Upon login, go to “My Profile” in the top menu to update your profile. Please upload or update your CV based on the template provided. 

Please use the CV template provided in the Funding Portal. Please use the following template:"All other calls: wwtf_cvtemplate_project.docx"

Different CVs in case of the submission of two proposals

 

Do not exceed 2 pages for the CV, as the system will not accept the upload of documents longer than 2 pages.

Step 2: Update your “Role” if relevant

Go to “My Proposal & Roles” in the top menu. Under “My Roles”, click on your role below the title of the proposal.

Please note that the information entered here should be specific to the project. If you are participating in multiple proposals that require different subsets of your expertise, please tailor the information according to the project.

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Filling Out the Chapters

The proposal is comprised of a number of chapters, each under a separated tab.

For WWTF Projects, it is: 

A chapter with a red alert symbol indicates that it is incomplete. Within the marked chapter, click on the red symbol(s) beside individual sections to highlight the fields requiring attention.  A green checkmark symbol indicates that the information in the chapter is complete.

Please read the call guidelines of the respective call for the specifics of these chapters.

Please note that the symbols might not refresh immediately even if the information in the chapter is complete. Changing to another chapter and going back to the other will refresh the symbol. 

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Budgeting and Eligible Costs

Please consider WWTF rules for eligible costs

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Authorizing Signatures

Submission of the proposal requires the signatures of the authorized person(s) at the host institutions of each of the PI&C and co-PIs (“Authorization”) and all partner institutions. 

Please ensure signatures are dated. Undated signatures and re-use of signatures from the short proposal will not be accepted.

Unlike proposals in the previous Submission System, signatures from the core team are no longer required in the new Funding Portal.

Proposal Phase (Projects Full Proposals)

Submit your Proposal

Once all symbols in all chapters are marked by green checkmarks, the proposal can be submitted. The “Submit proposal” button is at the bottom of the “Signatures” chapter. 

The PI&C will receive an automatic confirmation email when the Funding Portal receives the completed submission. Please check your emails after hitting the submit button. If you do not receive a confirmation email, please get in touch with the Call Manager.

You can access your submitted proposal as PDF on the page “My Proposals and Roles”. 

No changes are possible after the project has been submitted. After the indicated deadline, submission is no longer possible. Unsubmitted proposals will be excluded from the ensuing evaluation process.

Proposal Phase (VRG)

Project Phase (Funded Projects)


Project Phase (Funded Projects)

Submit a Report - Projects

This manual concerns the system at https://fundingportal.wwtf.at/ (aka the new Funding Portal ). Reports for calls prior to 2022 must be submitted through the legacy system https://funding.wwtf.at/

Access the report form: 

Tabs "Cost Overview" and "Message Board" are not available yet. "Cost Overview" will provide an overview what you have received and spent over the course of the project.

Report form: 

Tab Basic Information
Tab Scientific Report 

WWTF wants to raise awareness about the importance of open data. Hence, we want to inform us about data practices in the projects via reporting. 

Tab Personnel and Institutions
Tab Research Output

Publications resulting from WWTF project so far (i.e. direct output):

The DOI autocomplete function may not work for all publications that have a DOI. For DOI of the major publication outlets it should work. 

In case that the publication is marked as open access, the DOI number is mandatory. Open Access means that the full text of the article is accessable (no paywall). 

If no DOI is available, a new field opens with the possibility to enter a PubMed (PMID) or Arxiv ID. Note that this service should help you to automatically fill in the Full Reference field. It is neither mandatory to fill out that field nor can be guaranteed that it works all the time as we rely on external databases for that purpose. Also note that PubMed Central IDs do not work. Only use PMID. 

Please note that the acknowledgement of WWTF as a funder in publications is mandatory. The details how to acknowledge are described in the funding contract. 

Other high-ranked publications of the WWTF project team, which are closely linked to the topic of the WWTF project: 

Career steps of WWTF project team members: 

New grants and awards: 

New academic cooperation: 

Industrial outreach: 

Public outreach: 

Tab Costs

Personnel costs: 

Non-personnel costs and overheads: 

Overheads: 

Click "Submit Report" in the Costs Tab once you have completed the report. After submission, the report cannot be edited anymore. Submitting is only possible if all check marks are set green.  

The Submit Button is only available in the Costs Tab! 

Tab Audit

Functionality will be added later. 

A PDF of the current status of the report can be created at any time. The button is at the bottom of each page. Use this, for example, to provide your partners with the current status of the report / let them check the information in the report. This PDF will not be saved but created each time by the system. 

Project Phase (Funded Projects)

Submit a Report - Vienna Research Groups

This manual concerns the system at https://fundingportal.wwtf.at/ (aka the new Funding Portal ). Reports for calls prior to 2022 must be submitted through the legacy system https://funding.wwtf.at/

Access the report form: 

Tabs "Cost Overview" and "Message Board" are not available yet. "Cost Overview" will provide an overview what you have received and spent over the course of the project.

A PDF of the current status of the report can be created at any time. The button is at the bottom of each page. Use this, for example, to provide your partners with the current status of the report / let them check the information in the report. This PDF will not be saved but created each time by the system. 

Report form: 

Tab Basic Information

Cannot be edited by grantees. It includes basic data about the grant and the report. 

Tab Scientific Report 
Tab Personnel and Institutions
Tab Research Output

The DOI autocomplete function may not work for all publications that have a DOI. For DOI of the major publication outlets it should work. 

In case that the publication is marked as open access, the DOI number is mandatory. Open Access means that the full text of the article is accessable (no paywall). 

If no DOI is available, a new field opens with the possibility to enter a PubMed (PMID) or Arxiv ID. Note that this service should help you to automatically fill in the Full Reference field. It is neither mandatory to fill out that field nor can be guaranteed that it works all the time as we rely on external databases for that purpose. Also note that PubMed Central IDs do not work. Use PMID!

Please note that the acknowledgement of WWTF as a funder in publications is mandatory. The details how to acknowledge are described in the funding contract. 

Tab Costs

Here, all project expenditures of the projects need to be filled in. 

Click "Submit Report" in the Costs Tab once you have completed the report. After submission, the report cannot be edited anymore. Submitting is only possible if all check marks are set green.  

The Submit Button is only available in the Costs Tab! 

Tab Audit

Functionality will be added later. 

Project Phase (Funded Projects)

Guidelines for Writing the Scientific Section of a Final Report (Projects)

Part I: Summary for the general public    
Target group: general public  Purpose of use: WWTF webpage, publishing material addressing non-expert audiences 
Language: German AND English  
If you do not feel confident to write in German, nor have a team member that can provide a description in German, only submit the English summary.
2.500-3.700 characters (including spaces) each

Explain your research in simple terms/concepts for members of the public with no scientific background.

Avoid technical jargon and terms used only in your scientific community.

Describe how your research questions and the underlying scientific problem tie into societal challenges and issues (where possible).

Highlight the (potential) mid- to long-term applications outside the scientific area to which your research does or could contribute.

Please provide one figure that visually captures the idea of the project or represents a central result (if available).

I.1. Summary for the general public

I.2. Zusammenfassung für eine breitere Öffentlichkeit

Part II: Summary for the general public    
Target group: scientific peers and WWTF  Purpose of use: review by original peer
reviewers of the project; evaluation by
former jury members
Language: English  
Max. 25.000 characters (including spaces) on max.  10 pages in total (11pt font size, all data and figures have to be included in the 10 pages)

Include data and figures to convey the results of the project.

Reference your own and other’s work, however focussing on the most relevant literature citations.

Unless strictly necessary, avoid lengthy text quotations from existing publications (including your own).

The questions in the individual sections are intended as a guide for writing the report and should not be included in the text.

Use references / links in footnotes to provide evidence regarding outcomes and impacts

II.1. Scientific abstract 

Please provide a concise scientific abstract of the project including the results. This section is limited to 1.000 characters (incl. spaces).

II.2. Scientific challenges and development of the research project 

Describe the scientific challenges you encountered in your research.

II.3. Most significant achievements and results of the research project 
II.4. (Potential) impact on and benefits for society