User Guide Funding Portal
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- You will receive an email to confirm registration
If you are a PI, please register and complete your profile as early as possible because your profile information is used in the other parts of the proposals (e.g., your institution).
Please note that the person who initially registers must not necessarily be the PI&C of the project. The PI&C and co-PIs can be invited to the proposal at a later time.
Administrative staff (e.g., institutional grants office, project assistants) can also create a proposal and invite PIs. Only in this case can a proposal be edited by both PIs and administrative staff (i.e., administrative staff cannot be invited to an existing proposal). This allows research support and admin personnel to first check the requirements for submitting a proposal.
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Via ACONET Federation (coming soon)
In case that your institution is member of the ACONET Federation as a identity provider, you can login with your credentials of your institutions.
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You can also login and get to your proposals / projects via ACONET if your email is already used for a WWTF account.
Please note, if you log out at WWTF Funding Portal, you will be logged out for all ACONET services.
Data Protection / Datenschutzerklärung und AGBs Förderanträge
For legal reasons, this page is only available in German.
Hier finden Sie Details zum Datenschutz und Umgang mit personenbezogenen Daten in den beiden elektronischen Einreichsystemen des WWTF.
Über das "Submission System" können keine Anträge mehr entgegengenommen werden. Dort findet nur mehr das BErichtswesen von geförderten Projekten bis 2022 statt."
Letzte Aktualisierung 9.4.2025
Nutzungsbedingungen für das WWTF Einreichsystem
Die Einreichung von Förderanträgen erfolgt (so nicht in den Ausschreibungsunterlagen anders definiert) erfolgt ausschließlich über das elektronische Einreichsystem https://fundingportal.wwtf.at/. Es gibt keinen Anspruch auf Einreichung über einem anderen Weg.
Die Nutzung des elektronischen Einreichsystems und der Übertragung der Daten erfolgt auf eigene Gefahr und eigenes Übermittlungsrisiko. Der WWTF haftet nicht für die Übertragung der Daten sowie Probleme, die nicht im Einflussbereichs des WWTF liegen.
Der WWTF behält sich vor, die Nutzung des elektronischen Einreichsystems ohne Angabe von Gründen vorübergehend oder dauerhaft zu unterbinden.
Der WWTF behält sich vor, Änderungen der elektronischen Einreichsysteme ohne vorhergehende Information der NutzerInnen vorzunehmen.
Die vorübergehende Nichtverfügbarkeit von Diensten bzw. Daten bzw. der Verlust von Daten begründet keine Haftung durch den WWTF. Die NutzerInnen haben für die persönliche Sicherung der Daten Sorge zu tragen.
Registrierung
Um Förderanträge beim WWTF einreichen zu können, ist eine einmalige Registrierung im jeweiligen Einreichsystem notwendig. Dabei werden die Registrierungsdaten auf unseren Servern gespeichert. Die Registrierung dient ausschließlich dem Zweck der Antragstellung sowie der Autorisierung Ihres Zugangs zum Funding Portal; diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten können auch dazu dienen, mit Ihnen im Laufe des Antragsverfahrens Kontakt aufzunehmen. Sie können die Registrierungsdaten jederzeit selbst ändern.
Wir behalten uns vor, Accounts, die nicht benutzt wurden, d.h. über die kein Förderantrag eingereicht wurde, nach drei Jahren zu löschen. Sie können sich aber jederzeit neu registrieren, sollte Ihr Account gelöscht worden sein. Sie können die Registrierung jederzeit löschen, indem Sie eine E-Mail (unter Angabe der E-Mail-Adresse, die mit dem Account verbunden ist) an office@wwtf.at schicken. Sofern über den Account bereits Förderanträge eingereicht wurden, hat dies zur Folge, dass der Antrag aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Da in einem Fördervertrag auch Dritte involviert sein können (Co-PIs), ist das Einverständnis dieses für die Löschung des Accounts einzuholen. Der WWTF wir dann ggf. eine Lösung suchen, den Antrag auf eine andere Person übertragen.
Besteht ein aufrechter Fördervertrag mit Ihnen, ist das Löschen des Accounts nicht möglich, da dadurch die im Vertrag definierten Pflichten der Fördernehmer*in nicht mehr erfüllt werden können. Daher kann ein Anspruch auf Löschung der Registrierungsdaten bei aufrechtem Fördervertrag zur Einstellung der Förderung bzw. Rückzahlung der bereits ausbezahlten Förderung führen.
Daten, die bei Registrierung automatisch protokolliert worden sind, werden ohne Einwilligung der Nutzer*innen an Dritte nur übermittelt, soweit der WWTF gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet ist, oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des WWTF zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.
Die Nutzer*in haftet für die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten
Die Einreichung von Förderanträgen ist ausschließlich über elektronischem Wege über das Funding Portal unter der Website https://fundingportal.wwtf.at/ möglich.
Anträge, die auf anderem Wege zu uns gelangen (z.B. postalisch oder via E-Mail) können nicht berücksichtigt werden und werden aus dem Begutachtungsprozess ausgeschieden. Der WWTF ist nicht verpflichtet, auf den Umstand hinzuweisen, dass die Anträge nicht weiter berücksichtigt werden, sollten sie anders als über das elektronische Einreichsystem eingereicht werden.
Die Erhebung der Daten für die Forschungsförderungen findet – neben den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen – im Rahmen der gesetzlichen Grundlage durch das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) statt. Dieses Gesetz bestimmt, welche personenbezogenen Daten für Tätigkeiten der Forschungsförderung erhoben werden dürfen. Durch das Gesetz ist es auch zulässig, Förderanträge an Dritte (insbesondere im EU-Ausland) zu Begutachtungszwecken weiterzugeben, da dieser Vorgang essenziell für die Qualitätssicherung im Entscheidungsverfahren ist. Dieses Gesetz regelt auch, wie lange der WWTF mindestens Antrags- und Förderunterlagen aufbewahren darf.
Auch im Förderwesen ist der Grundsatz der Datenminimierung für den WWTF zentral. Das heißt, wir erheben im Förderwesen nur jene Daten, die für die mögliche Zuerkennung der Förderung und das vorhergehende Begutachtungsverfahren relevant sind. Sofern eine Förderung zuerkannt wird, geschieht dies auf Basis eines Fördervertrages zwischen Ihrer Institution und dem WWTF, der regelt, welche Daten im Zuge des Projektmonitorings bzw. -controllings erhoben und gespeichert werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt für Webseiten und Dienste, die dem WWTF gehören und von ihm betrieben werden. Der WWTF hat keinen Einfluss auf Links, die von seinen Diensten ausgehen. Der WWTF verarbeitet personenbezogene Daten auf Servern in Österreich und in anderen Ländern. In einigen Fällen bearbeitet der WWTF personenbezogene Daten auf Servern außerhalb Ihres Landes. Möglicherweise verarbeitet der WWTF personenbezogene Daten weiter, um Ihnen seinen Service anzubieten.
Um etwaige Anfragen zu bearbeiten können Emails oder sonstige Mitteilungen an den WWTF zur Verbesserung des Services gespeichert werden. Um bei der Antragstellung Support anbieten zu können, kann der WWTF jederzeit Einsicht in ihre persönlichen Daten (Ihr Account im Funding Portal bzw. angelegte Anträge) nehmen. Diese Daten können jedoch vom WWTF Mitarbeiter*innen nicht verändert werden. Diese Daten werden nur genutzt, um Antragsteller*innen einen möglichst reibungslosen Ablauf der Einreichung zu gewährleisten.
Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten im Zuge der Stellung eines Förderantrags
Bei Einreichung von Förderanträgen werden dem WWTF personenbezogene Daten übermittelt. Die Weitergabe an einen begrenzten Kreis von Dritten ist Voraussetzung für die sachgemäße Evaluierung der Förderanträge.
Die erhobenen Daten des elektronischen Submissionsystems / Funding Portal werden wie folgt genutzt:
Im Rahmen der Antragsstellung und des Entscheidungsverfahrens:
Erhobene personenbezogene Daten:
- Daten des Projektkernteams: Name und akademischer Titel; Geschlecht; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; Adresse und Kontaktdaten; ORCID; Rolle im Projekt; wissenschaftliche Kompetenzen in Bezug auf das Projekt; wissenschaftlicher Lebenslauf mit Publikationsliste; geplante Beteiligung am Projekt in % des VZÄ; geplante Gehaltskosten
- Weitere Teammitglieder: Name und akademischer Titel; Geschlecht; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; geplante Beteiligung am Projekt in % des VZÄ; geplante Gehaltskosten
- Vorgeschlagene bzw. ausgeschlossene GutachterInnen
Art der Verarbeitung der Daten:
- Speicherung der eingereichten Förderanträge inklusive der personenbezogenen Daten auf den Servern des WWTF sowie Anfertigung von Druckversionen der Anträge.
- Verarbeitung der Antragsdaten zu statistischen Zwecken sowie zur Erstellung diverser Synopsen und Übersichten für die Abwicklung der Begutachtung.
- Evaluierung der eingereichten Anträge durch den WWTF (formal) sowie durch Dritte. Zu letzteren gehören Fachgutachter*innen, Mitglieder der Call-Jury sowie weitere Fachexpert*innen, die für die Bewertung der Anträge herangezogen werden. Dabei können Anträge auch in Länder außerhalb der EU versendet werden.
- Die jeweilige Call-Jury – die in der Regel aus Fachexpert*innen aus dem EU-Ausland / Nicht-EU-Ausland besteht – erhält vollumfänglich Zugang zu allen Förderanträgen in der jeweiligen Ausschreibung, die vollständig und zeitgerecht eingereicht wurden, sowie zu daraus resultierenden Datenverarbeitungen – insbesondere den mit den Förderanträgen verknüpften Gutachten. Der Zugang erfolgt auf elektronischem Wege, ist passwortgeschützt und wird nach Ende des Entscheidungsverfahrens gesperrt.
- Sofern keine Interessenskonflikte bestehen, erhalten Mitglieder des WWTF Kuratoriums Zugriff auf die Antragsdaten, da dieses Gremium eine Förderempfehlung an der WWTF Vorstand ausspricht. Letzterer erhält ebenfalls auf die Förderdaten, da der Vorstand formal über die Förderung entscheidet sowie mit weiteren wichtigen Entscheidungen während der Projektlaufzeit befasst ist. Die Mitglieder der WWTF Gremien sind auf der Homepage des WWTF aufgeführt.
- Für den Zweck des Abgleichs bezüglich Doppelförderungen können Anträge an weitere Förderorganisationen mit für den jeweiligen Call ähnlichem Förderprofil geschickt werden.
- Um wissenschaftliches Fehlverhalten wirksam erkennen zu können, werden eingereichte Anträge auf Plagiate geprüft. Für den Zweck der Plagiatserkennung nutzen wir den Service von Turnitin mit Sitz in den USA. Turnitin ist ein unter dem EU-US Privacy-Shield zertifiziertes Unternehmen.
- Die Daten werden außerhalb des oben definierten Kreises nicht oder nur mit expliziter Zustimmung der Antragsteller*innen weitergegeben.
- Daten, die ins Funding Portal eingegeben werden, aber nicht gültig eingereicht wurden (Submit-Button wurde nicht oder konnte nicht geklickt werden), werden frühestens nach Call-Einreichschluss bzw. spätestens 6 Monate danach unwiderruflich aus dem System gelöscht. Die Registrierungsdaten bleiben dabei erhalten, falls Sie für künftige Calls wieder einreichen wollen.
Bei Zustandekommen eines Fördervertrages:
Der WWTF verfügt über ein elektronisches Berichtswesen, über das für in Förderung stehende Projekte auch personenbezogene Daten übermittelt werden. Der rechtliche Rahmen für die Übermittlung der Daten ist ein gültiger Fördervertrag. Diese Daten sind notwendig, um den Projektverlauf zu überprüfen sowie die Auszahlungen der Förderraten zu veranlassen.
Erhobene personenbezogene Daten:
- Projektteam: Name; akademischer Titel; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; Personalkategorie; Anstellungstyp; Anstellungszeitraum im Projekt; Beschäftigungsausmaß im Projekt: Personalkosten
- Projektoutput: Publikationen; Karriereschritte; Förderungen und Preise; Kooperationen und Wissenstransferaktivitäten
- Fotos von Projektteam-Mitarbeiter*innen für die öffentliche Website des WWTF. Etwaige Personenfotos werden vom WWTF nicht selbständig erstellt, sondern von Ihnen mit Ihrer Zustimmung für die Nutzung an den WWTF übermittelt.
Art der Verarbeitung der Daten:
- Speicherung der eingereichten Projektberichte inklusive der personenbezogenen Daten auf den Servern des WWTF sowie Anfertigung von Druckversionen der Berichte.
- WWTF internes Projektcontrolling und -monitoring.
- Zur Überprüfung des Projektfortschritts können in einzelnen Fällen auch externe Gutachter*innen (aus dem EU- und Nicht-EU Ausland) herangezogen werden.
- Präsentation des Projekts auf der öffentlichen Homepage des WWTF. Nennung des Namens, der Institution sowie Link zur persönlichen Website von Mitgliedern der Kernteams. Sofern aus dem Projekt Open Access-Publikationen entstehen und/oder Medienberichte zum Projekt veröffentlicht werden, können diese auf der öffentlichen Homepage angezeigt werden. Die Darstellung der Projekte auf der Homepage ist auch nach Projektende zugänglich und dient dazu, deren Erfolge im Sinne einer positiven Öffentlichkeitsarbeit für die Forschung sichtbar zu machen.
- Der WWTF gibt nach Projektende den Projekten inhaltliches Feedback auf der Basis von Gutachten, die von Fachexpert*innen eingeholt werden. Dabei können Projektendberichte auch in Länder außerhalb der EU versendet werden. Für viele Calls wird das Feedback in Form einer öffentlichen Veranstaltung unter Anwesenheit der Projekte gegeben, zu der auch ehemalige Jurymitglieder eingeladen werden. Die Einladung zu dieser Veranstaltung an die Projektteams erfolgt anlassbezogen nach Projektende.
- Bei der Personenförderung (Vienna Research Groups Programm) ist die Perspektive einer langfristigen Karriere ein essenzielles Ziel des Programms. Um dies - auch im Sinne der Geförderten - zu ermöglichen und zu überprüfen, gibt es nach einigen Jahren nach Projektbeginn einen Evaluierungsschritt durch die Host-Institution. Damit die Geförderten nicht durch eine zusätzliche Evaluierung von Seiten des WWTF belastet werden, koordiniert sich der WWTF mit der die Evaluierung durchführenden Host-Institution. Dabei werden zwischen WWTF und Host-Institution auch personenbezogenen Daten ausgetauscht. Grundlage dafür ist ebenfalls der Fördervertrag, indem sich die Host-Institution verpflichtet, eine Karriereoption anzubieten.
Wirkungsmessung und langfristige Qualitätssicherung
Der WWTF ist bemüht, seine Förderinstrumente an Wirkungen sowie den Bedürfnissen des Forschungsstandorts auszurichten. Um dies zu tun, speichert der WWTF die Berichtsdaten geförderter Projekte für einen Zeitraum von mindestens 25 Jahren nach Projektende. Dies ist notwendig, da sich in der Grundlagenforschung mögliche Wirkungen oft erst nach vielen Jahren bis Jahrzehnten realisieren. Dabei geht es nicht um Wirkungen auf individueller Ebene, sondern um solche unserer Programme und des WWTF als Gesamtes.
Erhobene personenbezogene Daten:
- Es werden dabei Daten genutzt, die über die Projekte im Rahmen des Berichtswesens dem WWTF übermittelt wurden. Zusätzlich können andere öffentlich zugängliche Datenquellen für die Wirkungsevaluierung genutzt werden (z.B. Publikationsdatenbanken). Des Weiteren behalten wir uns die Möglichkeit vor, weitere Daten von den geförderten Personen zu erheben. Dazu werden die vom WWTF geförderten Personen kontaktiert, über die Art der Erhebung informiert und um ein explizites Einverständnis gefragt. Um dies tun zu können, speichern wir die uns übermittelten Kontaktdaten der Geförderten.
Art der Verarbeitung der Daten:
- Die Daten werden verarbeitet, um daraus Erkenntnisse zu produzieren, die über die Wirkungen der Förderinstrumente des WWTF sowie über die Entwicklung des Forschungsstandortes Auskunft geben. Dazu müssen die Daten auch personenbezogen verarbeitet werden. Es werden aber keinerlei Ergebnisse veröffentlicht oder in sonstiger Weise weitergegeben, die auf individuelle Personen Rückschlüsse ermöglichen. In der Regel sind diese Analysen/Studien im Sinne der Transparenz öffentlich abrufbar.
- Die Datenverarbeitung geschieht einerseits durch die Geschäftsstelle des WWTF, andererseits können für bestimmte Auswertungen, die spezifischer Expertise bedürfen bzw. um die Unabhängigkeit der Evaluierung vom WWTF zu gewährleisten, Dritte beauftragt werden, entsprechende Analysen und Studien durchzuführen. Dafür müssen (personenbezogene) Daten an diese Auftragsverarbeiter weitergegeben werden.
Wissenschaftliche Forschung
Gilt für Einreichungen ab 04/2025: Der WWTF ist interessiert, auf Basis der Förderdaten auch wissenschaftliche Forschung zu ermöglichen etwa in den Bereichen der Evaluationsforschung, der Wissenschaftsforschung oder Meta Science. Dieses Wissen hat große Bedeutung, Fördermaßnahmen und -instrumente effizient und effektiv zu gestalten, bzw. für das Lernen im gesamten internationalen Fördersystem. Daher kann der WWTF Ihre Förderdaten Dritten für den Zweck der nicht-profitorientierten wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung stellen. Der WWTF errichtet mit diesen Dritten einen Nutzungsvertrag über die Daten, der eine sichere Speicherung sicherstellt sowie garantiert, dass Ergebnisse ausschließlich anonymisiert publiziert werden und kein geistiges Eigentum preis gegeben wird.
Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrecht
Sie erhalten jederzeit ohne Angaben von Gründen kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (unter office@wwtf.at) .
Sie können jederzeit schriftlich (unter office@wwtf.at) die Löschung der Antragsdaten verlangen. Dies hat zur Folge, dass der Antrag unmittelbar aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Da Förderanträge in den meisten Fällen auch Kooperationspartner*innen beinhalten, werden durch die Löschung auch die Ansprüche Dritter verletzt. Für diesen Fall ist das Einverständnis aller Projektpartner*innen Voraussetzung.
Das Recht auf Richtigstellung kommt nur eingeschränkt zur Anwendung, sofern der Förderantrag bereits eingereicht wurde und sich in der Begutachtungsphase befindet. Vor der erfolgten Einreichung (vor Drücken des Buttons Submit im Submissionsystem) können die Daten durch die AntragstellerInnen jederzeit selbst geändert werden. Richtigstellungsansprüche gelten nicht für die inhaltlichen Teile des Forschungsantrages, sobald dieser definitiv eingereicht wurde; der Förderantrag kann aber jederzeit zurückgezogen werden. Die Daten werden in diesem Fall gelöscht. Sollte ein Richtigstellungsanspruch sich auf personenbezogene Daten beziehen, entscheidet die Geschäftsstelle, ob dies eine substanzielle Änderung des Forschungsantrags darstellt bzw. ob damit die Einreichbedingungen verletzt werden. Fehler gehen in diesem Fall zu Lasten der Antragssteller*in. Wir behalten uns vor, aufgrund eines Richtigstellungsanspruchs den betreffenden Förderantrag aus dem Begutachtungsverfahren auszuscheiden und zu löschen.
Für Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrechte im Rahmen laufender Förderverträge gelten die Bedingungen im Fördervertrag.
Einsatz von Cookies
Die WWTF Internetseiten verwenden an mehreren Stellen Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Browser auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Dabei werden die Daten ausschließlich in anonymer oder pseudonymer Form erhoben und gespeichert und erlauben keinen Rückschluss auf Ihre Person. Die meisten der vom WWTF verwendeten Cookies sind sogenannte Session Cookies.
In ihren Browsereinstellungen können Nutzer*innen festlegen, ob Cookies gesetzt werden dürfen oder nicht. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Einreichsystems / Funding Portal vollumfänglich genutzt werden können. Falls Nutzer*innen das Setzen von Session-Cookies nicht akzeptieren, gibt es keinen Anspruch auf die Möglichkeit, einen Förderantrag beim WWTF einzureichen.
Der WWTF verwendet aktuell keinen Webanalyse-Dienst, der Cookies setzt, behält sich jedoch den künftigen Einsatz vor. In diesem Falle wird eine neue Datenschutzerklärung angezeigt werden.
Datensicherheit
Der WWTF setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre durch ihn verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen des WWTF werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Der WWTF führt in regelmäßigen Abständen Security Audits durch. Der WWTF kann jedoch den Schutz von Daten vor Abfangen, widerrechtlicher Verwendung, Missbrauch oder Änderung sowie vor zufälliger Offenlegung, vor Zugriff oder vor nicht autorisierten Handlungen Dritter nicht gewährleisten.
Änderung der Datenschutzerklärung
Der WWTF behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern, sofern er dies für zweckmäßig hält. Falls von Seiten des WWTF signifikante Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Nutzung oder die Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten auswirken, werden alle zumutbaren Anstrengungen unternommen werden, um Sie von den Änderungen zu unterrichten und den Nutzer*innen die Möglichkeit zum Widerruf ihrer Zustimmung zur Datenverwendung geben.
Gültigkeit und Aktualität der Datenschutzerklärung
Mit der Nutzung unseres elektronischen Funding Portal willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.
Proposal Phase
Create a new Proposal
- Go to “Calls” in the top menu
- Select the call you want to participate in
- Click “Participate now” -> a new proposal will be created. You can create multiple proposals (Please note that for regular WWTF projects, each researcher may participate as PI&C or co-PI in a maximum of two proposals.)
- Once created, you will find all your proposals under “My Proposals & Roles” in the top menu. You can delete proposals at any time. Proposals that are not submitted will be deleted automatically after the submission deadline.
The Funding Portal will save your entries and changes automatically. You can pause data entry at any time. All information will be available again upon your next login.
Submit your Proposal
Once all symbols in all chapters are marked by green checkmarks, the proposal can be submitted. The “Submit” button is at the bottom of the “Signatures” chapter.
The PI&C will receive an automatic confirmation email when the Funding Portal receives the completed submission. Please check your emails after hitting the submit button. If you do not receive a confirmation email, please get in touch with the Call Manager.
You can access your submitted proposal as PDF on the page “My Proposals and Roles”.
No changes are possible after the project has been submitted. After the indicated deadline, submission is no longer possible. Unsubmitted proposals will be excluded from the ensuing evaluation process and deleted shortly after the submission deadline.
Project Phase
Submit a Report - Projects
This manual concerns the system at https://fundingportal.wwtf.at/ (aka the new Funding Portal ). Reports for calls prior to 2022 must be submitted through the legacy system https://funding.wwtf.at/
Access the report form:
- Go to https://fundingportal.wwtf.at/ and login with your credentials.
- Click on "MY PROJECTS" in the top menu.
- Click the button "Project Record 1"
- Click on Tab "Reports"
- Click on "Edit Report" (orange button)
Tabs "Cost Overview" and "Message Board" are not available yet. "Cost Overview" will provide an overview what you have received and spent over the course of the project.
Report form:
Tab Basic Information
- Cannot be edited by grantees. It includes basic data about the grant and the report.
Tab Scientific Report
- "Highlights" of the project in the first year as well as "Challenges" in the project process are available as text boxes.
- "Open Science Activities and Data Management":
- Please describe if you produce or, in other form, "own" data in your project which can be made open for a secondary use by others? (if you use data only secondary with no rights attached to share them, pls. indicate it (e.g., AMDC data)).
- What are your plans so far to make the data acessable according to the FAIR principles.
- Are there any other open science related activities that your plan to take in the next year / took within the reporting period?
WWTF wants to raise awareness about the importance of open data. Hence, we want to inform us about data practices in the projects via reporting.
- For the report on the "Project Progress", please download the template. We provide this section as document in order to allow for figures, charts, etc. The filled out template should be uploaded as PDF.
- "Abstracts" can be edited in case you want to update them. However, you can leave also them as they are.
Tab Personnel and Institutions
- Personnel and institutions stated in the contract are already listed. Please fill out this section first, because the data entered here will then be available in the drop downs in the Costs tab.
- The institutions are suggested automatically based on our database. If not available, pls. overwrite the suggestion and press "Enter".
- Persons working on the project have to be added here by name.
Tab Research Output
Publications resulting from WWTF project so far (i.e. direct output):
- Select type of publication. If available, enter DOI first, as it autocompletes the "Year" and "Full Reference" textbox. Check the appropriate boxes that apply to the publication.
The DOI autocomplete function may not work for all publications that have a DOI. For DOI of the major publication outlets it should work.
In case that the publication is marked as open access, the DOI number is mandatory. Open Access means that the full text of the article is accessable (no paywall).
If no DOI is available, a new field opens with the possibility to enter a PubMed (PMID) or Arxiv ID. Note that this service should help you to automatically fill in the Full Reference field. It is neither mandatory to fill out that field nor can be guaranteed that it works all the time as we rely on external databases for that purpose. Also note that PubMed Central IDs do not work. Only use PMID.
Please note that the acknowledgement of WWTF as a funder in publications is mandatory. The details how to acknowledge are described in the funding contract.
Other high-ranked publications of the WWTF project team, which are closely linked to the topic of the WWTF project:
- Please provide information about publications that are not an outcome of the WWTF project in case that they are very relevant for the community and to you. This field is not mandatory. It has no relevance for the reporting on the project itself, but is an opportunity to inform WWTF about other excellent publications of yours.
- Works the same as for "Direct Output".
Career steps of WWTF project team members:
- Please enter career steps of team members.
New grants and awards:
- Please enter new grants and awards team members have obtained.
New academic cooperation:
- Please enter new academic cooperation that emerged in the context of the WWTF project.
Industrial outreach:
- Enter information on industrial outreach such as patents.
Public outreach:
- Please report public outreach activities in the context of the projects such as newspaper reports, workshops, invited talks.
- If, for example, there was a media report about the project on a specific day, the begin date and end date are the same.
Tab Costs
- Here, all project expenditures of the projects need to be filled in.
Personnel costs:
- Click (+) Personnel statistics/costs to add lines.
- If the contribution was in-kind, costs claimed must be left empty. Only FTE % is required in that case.
- In case that the FTEs change during the reporting period, generate an extra line via (+).
Non-personnel costs and overheads:
- Report all non-personnel expenditures. Add as many lines as needed. Try to summarize expenditures, e.g. for workshop catering. Not every position must be reported in detail.
Overheads:
- Type in the amount of overheads the involved institutions have claimed.
Click "Submit Report" in the Costs Tab once you have completed the report. After submission, the report cannot be edited anymore. Submitting is only possible if all check marks are set green.
Tab Audit
Functionality will be added later.
A PDF of the current status of the report can be created at any time. The button is at the bottom of each page. Use this, for example, to provide your partners with the current status of the report / let them check the information in the report. This PDF will not be saved but created each time by the system.
Submit a Report - Vienna Research Groups
This manual concerns the system at https://fundingportal.wwtf.at/ (aka the new Funding Portal ). Reports for calls prior to 2022 must be submitted through the legacy system https://funding.wwtf.at/
Access the report form:
- Go to https://fundingportal.wwtf.at/ and login with your credentials.
- Click on "MY PROJECTS" in the top menu.
- Click the button "Project Record 1"
- Click on Tab "Reports"
- Click on "Edit Report" (orange button)
Tabs "Cost Overview" and "Message Board" are not available yet. "Cost Overview" will provide an overview what you have received and spent over the course of the project.
A PDF of the current status of the report can be created at any time. The button is at the bottom of each page. Use this, for example, to provide your partners with the current status of the report / let them check the information in the report. This PDF will not be saved but created each time by the system.
Report form:
Tab Basic Information |
Cannot be edited by grantees. It includes basic data about the grant and the report.
Tab Scientific Report |
- Highlights of the reporting period
- Challenges during the reporting period
- Development of the group, integration into the host institution and supporting structures
- Please focus on the development and composition of your group and elaborate on the integration into the research environment at the host institution and supporting structures of your university (e.g. mentoring, career coaching, further infrastructure).
- Career Progress
- What it the status of your tenure track progress?
- Open Science Activities and Data Management:
- Please describe if you produce or, in other form, "own" data in your project which can be made open for a secondary use by others? (if you use data only secondary with no rights attached to share them, pls. indicate it (e.g., AMDC data)) and what are your plans so far to make the data acessable according to the FAIR principles?
- Are there any other open science related activities that your plan to take in the next year / took within the reporting period?
- Transfer activities
- What target groups beyond the academic community might be interested in or use the (potential) results of your research?
- What target groups beyond the academic community might be interested in or use the (potential) results of your research?
- For the report on the "Project Progress", please download the template. We provide this section as document in order to allow for figures, charts, etc and for a more detailed report on the project progress according to the work packages. The filled out template should be uploaded as PDF.
- Abstracts
- Lay Summary of Highlights in the Reporting Period: please fill out this section in German language. We use the information provided here for our public relations work.
- Scientific Abstract: you can, but don't have to update this section.
Tab Personnel and Institutions |
- Personnel and institutions stated in the contract are already listed. Please fill out this section first, because the data entered here will then be available in the drop downs in the Costs tab.
- The institutions are suggested automatically based on our database. If not available, pls. overwrite the suggestion and press "Enter".
- Persons working on the project have to be added here by name.
Tab Research Output |
- Publications resulting from WWTF project so far (i.e. direct output): Select type of publication. If available, enter DOI first, as it autocompletes the "Year" and "Full Reference" textbox. Check the appropriate boxes that apply to the publication.
The DOI autocomplete function may not work for all publications that have a DOI. For DOI of the major publication outlets it should work.
In case that the publication is marked as open access, the DOI number is mandatory. Open Access means that the full text of the article is accessable (no paywall).
If no DOI is available, a new field opens with the possibility to enter a PubMed (PMID) or Arxiv ID. Note that this service should help you to automatically fill in the Full Reference field. It is neither mandatory to fill out that field nor can be guaranteed that it works all the time as we rely on external databases for that purpose. Also note that PubMed Central IDs do not work. Use PMID!
Please note that the acknowledgement of WWTF as a funder in publications is mandatory. The details how to acknowledge are described in the funding contract.
- Other high-ranked publications of the WWTF project team, which are closely linked to the topic of the WWTF project:
- Please provide information about publications that are not an outcome of the WWTF project in case that they are very relevant for the community and to you. This field is not mandatory. It has no relevance for the reporting on the project itself, but is an opportunity to inform WWTF about other excellent publications of yours.
- Works the same as for "Direct Output".
- Career steps of WWTF Vienna Research Group team members:
- Please enter career steps of team members. Please indicate how you were directly involved in the career step of your group member.
- New grants and awards:
- Please enter new grants and awards team members have obtained.
- Teaching:
- Please indicate your teaching commitments.
- Supervision:
- Please indicate supervision of theses here.
- New academic cooperation:
- Please enter new academic cooperation that emerged in the context of the WWTF project.
- Industrial outreach:
- Enter information on industrial outreach such as patents.
- Public outreach:
- Please report public outreach activities in the context of the projects such as newspaper reports, workshops, invited talks.
- If, for example, there was a media report about the project on a specific day, the begin date and end date are the same.
Tab Costs |
Here, all project expenditures of the projects need to be filled in.
- Personnel costs:
- Click (+) Personnel statistics/costs to add lines.
- If the contribution was in-kind, please indicate the costs contributed.
- In case that the FTEs change during the reporting period, generate an extra line via (+) for the respective time period.
- Click (+) Personnel statistics/costs to add lines.
- Non-personnel costs
- Report all non-personnel expenditures. Add as many lines as needed. Try to summarize expenditures, e.g. for workshop catering, as per the budget. Not every position must be reported in detail.
- Non-personnel costs contributed ("in-kind")
- Report on all non-personnel expenditures contributed via in-kind contributions of your institution.
- Overheads:
- State the amount of overheads the involved institutions have claimed.
Click "Submit Report" in the Costs Tab once you have completed the report. After submission, the report cannot be edited anymore. Submitting is only possible if all check marks are set green.
Tab Audit
Functionality will be added later.
Guidelines for Writing the Scientific Section of a Final Report (Projects)
| Part I: Summary for the general public | |
| Target group: general public | Purpose of use: WWTF webpage, publishing material addressing non-expert audiences |
| Language: German AND English If you do not feel confident to write in German, nor have a team member that can provide a description in German, only submit the English summary. |
2.500-3.700 characters (including spaces) each |
Explain your research in simple terms/concepts for members of the public with no scientific background.
Avoid technical jargon and terms used only in your scientific community.
Describe how your research questions and the underlying scientific problem tie into societal challenges and issues (where possible).
Highlight the (potential) mid- to long-term applications outside the scientific area to which your research does or could contribute.
Please provide one figure that visually captures the idea of the project or represents a central result (if available).
I.1. Summary for the general public
I.2. Zusammenfassung für eine breitere Öffentlichkeit
| Part II: Summary for the general public | |
| Target group: scientific peers and WWTF | Purpose of use: review by original peer reviewers of the project; evaluation by former jury members |
| Language: English |
Max. 25.000 characters (including spaces) on max. 10 pages in total (11pt font size, all data and figures have to be included in the 10 pages) |
Include data and figures to convey the results of the project.
Reference your own and other’s work, however focussing on the most relevant literature citations.
Unless strictly necessary, avoid lengthy text quotations from existing publications (including your own).
The questions in the individual sections are intended as a guide for writing the report and should not be included in the text.
Use references / links in footnotes to provide evidence regarding outcomes and impacts.
II.1. Scientific abstract
Please provide a concise scientific abstract of the project including the results. This section is limited to 1.000 characters (incl. spaces).
II.2. Scientific challenges and development of the research project
Describe the scientific challenges you encountered in your research.
- Could the project aims be met?
- Which aims could not be met or had to be adapted?
- Which unexpected developments in terms of research paths were encountered during the course of the project?
- How did the challenges change the course of your research and (if so) in what direction?
II.3. Most significant achievements and results of the research project
- What is - in your opinion - the most important result of the project?
- What are the most innovative aspects of the project?
- How did your research contribute to the advancement of the scientific field(s) with respect to the state of the art, also in terms of methodological applications and relevance within the field and other scientific areas?
- Optional: If the project was interdisciplinary, how did the results of the project contribute to advancements of the involved disciplines and how did the project profit from this interdisciplinarity?
- Are follow-up activities planned? If so, briefly describe these.
- How did this project impact the career development of the project team members?
II.4. (Potential) impact on and benefits for society
- Do the results have (or have already had) a wider impact on society (e.g. economic, cultural, technological …)?
- Briefly describe and specify the areas of application.
- Who in society might profit/benefit the most from the results of your research? How can they be addressed?
- Do you plan follow-up knowledge transfer activities?
- Highlight the differences / development of this aspect compared to when you applied for the project (i.e. new ideas developed during the course of the project)