Berichtswesen und Abrechungen / Reporting and Accounting
Für WWTF Fördernehmer*innen: hier finden Sie alle Informationen bezüglich Berichtspflichten und Abrechnungen Ihrer geförderten Projekte.
For WWTF grantees: find all information regarding reporting and accounting for your project here.
- Berichtswesen und Abrechnungen für WWTF geförderte Vorhaben
- Reporting and Accounting for WWTF projects
Berichtswesen und Abrechnungen für WWTF geförderte Vorhaben
Ordentliches Berichtswesen
Der WWTF verlangt jährliche Berichte sowie einen Schlussbericht am Ende von mehrjährigen Projekten. Bei kürzeren Vorhaben ist nur ein Schlussbericht zu legen.
Berichte dienen dem kontinuierlichen Monitoring, der Kontrolle der Ausgaben, der Steuerung der Ratenzahlungen sowie der Evaluierung von Vorhaben. Gemeinsam mit den Site-Visits sind sie außerdem die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit des WWTF zu Projekten und Calls. Im Rahmen der Site Visits besuchen WWTF Mitarbeiter*innen das Projektteam vor Ort, üblicherweise in der Mitte der Laufzeit.
Der*die PI&C/VRG Gruppenleiter*in ist dem WWTF gegenüber verantwortlich für die Berichtslegung und die Ansprechperson in allen Fragen zu Berichtswesen und Abrechnungen.
Art der Berichte
Jahresberichte
Jahresberichte dienen dem kontinuierlichen Monitoring des Vorhabens. Sie umfassen:
- einen kurzen inhaltlichen Bericht über den Projektfortschritt
- eine Aufstellung über die getätigten Ausgaben, sowie
- Auflistung der Ergebnisse und Outputs.
Die Jahresberichte bauen aufeinander auf, so dass immer nur das letzte Projektjahr ergänzt werden muss. Das Einreichen der Berichte sowie eine positive Approbation durch den WWTF ist Voraussetzung für die Auszahlung der jeweiligenJahresrate.
Schlussberichte
Schlussberichte dienen der abschließenden Zusammenfassung der Ergebnisse über den gesamten Projektverlauf. Sie umfassen:
- einen umfangreichen inhaltlichen Bericht über die Ergebnisse des Projekts
- eine Aufstellung über die getätigten Ausgaben, sowie
- Auflistung der Ergebnisse und Outputs.
Mit dem Schlussbericht ist auch ein Auszug der Projektkonten zu übermitteln.
Außerordentliches Berichtswesen
Der WWTF behält sich zudem das Recht vor, anlassbezogen einen außerordentlichen Bericht zu verlangen. Dabei ist auf spezielle Aufforderung hin zeitnah ein Bericht nach den Vorgaben des WWTF abzugeben.
Kostennachweise
Gemäß der Förderrichtlinie des WWTF und dem Fördervertrag hat die fördernehmende Partei ein eigenes Konto/Projektkonto (z.B. SAP-Innenauftrag) für das geförderte Vorhaben einzurichten, das jederzeit eine Abfrage über den Stand der Einnahmen und Ausgaben ermöglicht. Gleiches gilt für am Vorhaben beteiligte Partnerorganisationen. Zum Stichtag eines jeden Berichtes sollte ein Auszug des/der Projektkonten gemacht und seitens des*r Projektleiter*in aufbewahrt werden. Sie dienen als Nachweis der im Funding Portal eingetragenen Angaben. Auf Anfrage sind Buchungsbelege dem WWTF zu übermitteln bzw. ist Einsicht in diese zu gewähren.
Abgabe der Berichte und Fristen
Wann muss ich meinen Bericht abgeben?
Die Jahresberichte sind für das jeweilige Projektjahr zu legen, nicht nach Kalenderjahren. Die Berichte werden seitens des WWTF im Funding Portal freigegeben, der*die Fördernehmer*in wird per E-Mail informiert, sobald die Berichtslegung möglich ist.
Wo muss ich meinen Bericht abgeben?
Generell gilt, dass Sie den Bericht im Funding Portal einreichen, auf der Sie auch den Antrag eingereicht haben. Alle Berichte für Ausschreibungen mit Vorstandbeschluss mit Projektstart nach Mai 2023 sind über das WWTF Funding Portal einzureichen.
- Gehen Sie zu https://fundingportal.wwtf.at
- Klicken Sie auf „My projects“
- Klicken Sie auf „Project Record 1“
- Klicken Sie auf den „Reports“ Tab
Vorhaben, deren Projektstart vor Mai 2023 lag, sind über das WWTF Submission System https://funding.wwtf.at/ einzureichen.
Bis wann muss ich meinen Bericht abgeben?
Jahresberichte sind innerhalb eines Monats ab dem Zeitpunkt der Freischaltung zu übermitteln.
Schlussberichte sind innerhalb von zwei Monaten ab dem Zeitpunkt der Freischaltung zu übermitteln.
Bei etwaigen Verzögerungen ist mit dem WWTF Rücksprache zu halten.
Der Bericht gilt als eingereicht, sobald der Submit-Button im Funding Portal gedrückt wurde. Danach sind keine Eingaben/Korrekturen mehr möglich. Falls Eingaben vergessen wurden bzw. von Seiten des WWTF Ergänzungen gewünscht werden, kann das Formular durch den WWTF wieder zur Bearbeitung frei geschalten werden.
Wann erfolgt die Auszahlung der nächsten Förderrate?
Die Auszahlung der jeweiligen nächsten Rate erfolgt, sobald der Bericht durch das WWTF Controlling genehmigt wurde. Im Falle eines Schlussberichts, müssen die nicht verbrauchten Mittel dem WWTF rücküberwiesen werden. Der WWTF prüft die erhaltenen Berichte auf Plausibilität und Vollständigkeit Gegebenenfalls können Informationen nachgefordert werden. Der WWTF behält sich kurzfristig angekündigte Prüfungen und Einsicht der Belege vor.
Der WWTF kann Förderraten kürzen, sofern in der vergangenen Berichtsperiode die tatsächlichen Ausgaben substanziell unter den geplanten Ausgaben liegen. Diese Vorgangsweise dient der Finanzsteuerung des WWTF. Die Ansprüche der Fördernehmer*innen verfallen dadurch nicht, die Mittel werden nur nach Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ausbezahlt.
Weitere Informationen
Änderungen von Projektlaufzeiten
Etwaige Verlängerungen der Projektlaufzeit müssen schriftlich und formlos (via E-Mail) beantragt und vom WWTF genehmigt werden.
Verlängerungen, die über die im nächsten Absatz genannten Zeitrahmen hinausgehen, können nur in Ausnahmefällen genehmigt werden, und bedürfen einer stichhaltigen Begründung.
- Für Projekte, die im Rahmen eines „Projekt-Calls“ gefördert wurden (laut WWTF Richtlinie sind dies „Größere Projekte mit Verwertungsperspektive“), kann eine kostenneutrale Verlängerung von maximal einem Jahr beantragt werden.
- VRG Projekte können kostenneutral um max. ein Sechstel der im Fördervertrag festgehaltenen Förderdauer verlängert werden.
- Für Verlängerungen von Projekten, die im Rahmen der Ergänzenden Instrumente gefördert werden, kontaktieren Sie bitte das WWTF Controlling und den/die zuständige*n Programm-Manager*in direkt.
Regeln für In-Kind Kosten
Diese sind in den jeweils im Fördervertrag als Anhang ausgewiesenen Call Specifications festgehalten.
Ex-Post Evaluierungen
Die WWTF ergreift geeignete Maßnahmen zur Ex-post-Evaluierung entweder auf Call- oder auf Einzelprojektbasis. Ihr Projekt kann einer Ex-post-Evaluierung unterzogen werden, worüber Sie rechtzeitig informiert werden. Gegebenenfalls können dafür weitere Berichtslegungspflichten anfallen.
Reporting and Accounting for WWTF projects
General information
As part of its regular reporting requirements, WWTF requests annual reports and a final report at the end of multi-annual projects. For shorter projects, only a final report is required.
Reports serve to monitor (control of expenses and planning of disbursement of funding rates) and evaluate projects, as well as to inform WWTF’s PR work together with the site-visits. A site visit is a mid-term monitoring visit, where WWTF employees visit the project team on site .
The PI&C / VRG leader is responsible for preparing the individual reports and is the single point of contact for WWTF in all matters regarding reporting.
Type of reports
Annual reports
Annual reports serve to continuously monitor the project. They contain:
- a brief report on the project’s progress
- a list of expenses incurred, and
- a list of results and outputs
As the annual reports build on each other, only information from the most recent project year should be added to each report.
The submission of a report and positive approbation is the prerequisite for the payment of the respective annual installment.
Final reports
Final reports are the summary of the entire course of a project and form the basis for ex-post evaluations. They contain:
- an extensive report on the results of the project
- a list of expenses incurred, and
- a list of results and output
Additional reports
WWTF reserves the right to request additional reports as circumstances require. In these cases, reports must be submitted promptly in accordance with the requirements provided by WWTF.
Proof of costs
In accordance with the funding guideline and the funding contract, the funding recipient must set up a separate account/project account (e.g., SAP internal order) for the funded project, which allows the current status of income and expenditure to be accessed at any time. The same applies to partner organizations involved in the project. On the reporting date of each annual report, a statement of the project account(s) should be made and kept by the project manager. These serve as proof of the information entered in the online platform in case of inquiries from WWTF. Upon request, accounting documents must be submitted to WWTF or made available for audits.
Submission of reports and deadlines
When must I submit my report?
The annual reports must be submitted according to project year rather than calendar years. The annual reports must be submitted to WWTF within one month of the end of the project year. The project start is the date indicated in the funding contract.
WWTF controlling will contact you via e-mail, once your report form is ready to be filled out.
Where should I submit my report?
Submit your report in the online portal where you also submitted your project. All projects that started after May 2023 must be submitted via the WWTF Funding Portal https://fundingportal.wwtf.at.
- Go to “My projects”
- Go to “Project Record 1”
- Click on the “Reports” tab
Projects approved before this date must submit their reports via the WWTF Submission System https://funding.wwtf.at/
How long do I have to submit my report?
Counting from the date WWTF has contacted you, you have:
- one month to submit an annual report
- two months to submit final reports
In case of any delays, contact WWTF.
The report is considered submitted as soon as the “Submit” button on the online platform has been pressed. After that, no further entries/corrections are possible. If entries have been forgotten or the WWTF requests additional information, the form can be reactivated for editing by WWTF at any time.
How long after submission of my report will the next installment be paid?
WWTF checks the reports received for plausibility and completeness. Additional information may be requested if necessary. WWTF reserves the right to conduct audits and look at supporting documents at short notice. The installment will be paid once the report has been approved by WWTF. After the final report, any unused funds must be transferred back to the WWTF.
WWTF may reduce funding rates if the actual expenditure in the previous reporting period is substantially lower than the planned expenditure. This procedure serves the purpose of financial management by the WWTF. This does not invalidate the claims of funding recipients; the funds will simply be paid out at a later date as required.
Further information
Changes of project runtimes
Potential extensions must be requested from WWTF via e-mail.
Extensions beyond the duration specified below can be only granted under extraordinary circumstances and require an extended written justification.
- For projects that run under a “project call” funding scheme (“larger projects with exploitation projects” as per the WWTF funding guideline), a cost neutral extension for up to a maximum of one year can be requested.
- VRG projects can be extended once as a cost neutral extension by up to one sixth of the contractual funding period.
- For extensions of projects funded under the supplementary instruments funding scheme, please contact WWTF controlling directly.
Rules for in-kind contributions
Please check the corresponding section of the Call Specifications. They are provided as annex to your funding contract in the WWTF Funding Portal.
Ex-post evaluation
WWTF conducts ex-post evaluations either on a call-basis or individual project basis. Should your project be subject to ex-post evaluation, you will be informed accordingly in due time. Under some circumstances, further reporting requirements may also apply.